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Se estropea el ordenador donde guardas las facturas. O borras una carpeta pensando que era antigua. La pregunta es la misma: ¿puedes recuperar el trabajo sin volver a hacerlo?
Para preparar las copias de seguridad de una pequeña empresa, empieza por esa pregunta. Después vendrá la elección del disco, la aplicación o el servicio.
Qué guardar en una copia de seguridad
Haz una lista con lo que necesitarías para trabajar mañana: facturas, pedidos pendientes, documentos de clientes, fotografías de productos y archivos de trabajo. Añade el correo importante y los datos del programa de gestión.
Si tienes una tienda online, no basta con copiar las imágenes. Pregunta también por su base de datos: ahí puede estar la información de los pedidos. Anota dónde se guarda cada cosa y quién puede entrar.
No des por hecho que todo está incluido porque una pantalla diga «copia completada». Revisa qué carpetas y aplicaciones cubre esa tarea.
Cómo aplicar la regla 3-2-1
La regla 3-2-1 propone mantener el original y dos copias, usar dos tipos de soporte y guardar una copia fuera del lugar de trabajo. INCIBE explica esta estrategia en su guía de copias de seguridad para empresas.
Duplicar una carpeta en el mismo ordenador no te protege si falla su disco. Y una carpeta sincronizada merece una revisión: si borras un archivo, ¿el borrado llega también a los otros equipos? ¿Se conservan versiones anteriores?
Cada cuánto hacer las copias
Piensa cuánto trabajo podrías permitirte repetir. Si introduces pedidos a diario, una copia del mes pasado se quedará corta. Un catálogo que apenas cambia puede necesitar otra frecuencia.
No todas las copias deben conservarse el mismo tiempo. Acordar la frecuencia y las versiones que podrás recuperar evita llevarte una sorpresa justo cuando necesitas un archivo antiguo.
Prueba una recuperación antes de necesitarla
Escoge una carpeta y recupérala en una ubicación distinta. Abre los archivos. Comprueba que son la versión que buscabas. En un programa de gestión, pide una prueba que permita comprobar sus datos sin alterar los que utilizas cada día.
La guía de INCIBE también recomienda verificar la recuperación y revisar los fallos de las tareas de copia. No hace falta esperar a una avería para comprobarlo.
Deja anotado quién revisa los avisos, quién puede recuperar los datos y por dónde empezar si el equipo deja de funcionar.
Si ahora mismo no puedes responder «¿dónde está la última copia?», podemos ayudarte a organizar el backup de tu negocio. Empezamos revisando lo que ya tienes.
